Tips Menggunakan E-Mail di Kantor

Keberadaan komputer di meja kerja anda tentunya akan sangat memudahkan penyelesaian pekerjaan, apalagi kalau ditambah dengan fasilitas internet, rasanya lengkap sudah kebahagiaan anda di kantor. Selain browsing, anda juga bisa saling berkirim e-mail dengan rekan-rekan anda sekaligus memperluas networking anda. Tapi kalau tidak berhati-hati, bisa-bisa waktu anda selama satu hari bisa terbuang percuma hanya karena anda terlalu sering mengecek apakah ada e-mail baru yang masuk atau tidak. Untuk menyiasatinya, ada baiknya anda perhatikan cara-cara berikut.

1. Periksa e-mail kamu dua kali sehari
   Salah satu sebab banyaknya waktu yang terbuang dalam pekerjaan seseorang adalah karena terlalu seringnya ia mengecek apakah ada e-mail baru yang masuk. Untuk menghindarinya, atur jadwal berapa kali sehari anda membuka e-mail. Lakukan saat waktu anda senggang atau tidak ada pekerjaan, misalnya pada pukulan 8 pagi (sebelum mulai bekerja) dan terakhir pada pukul 6 sore (setelah waktu kerja selesai).

2. Gunakan dua account yang berbeda untuk e-mail pribadi dan urusan bisnis
   Salah satu langkah untuk memisahkan urusan kantor dan masalah pribadi adalah dengan mempunyai dua account yang berbeda. Saat bekerja di kantor, hindari godaan untuk membuka e-mail pribadi anda. Biasakan untuk membagi waktu anda dengan baik : di kantor maka urusan pekerjaan yang paling penting, sedangkan urusan pribadi dapat anda lakukan di rumah. Seandainya anda tergabung dalam milis, usahakan supaya milis tersebut dikirim ke account pribadi anda (yang dapat anda buka pada waktu senggang).

3. Mem-filter e-mail yang tidak bermanfaat
   Saat ini banyak email komersil yang masuk (junk mail), dan jumlahnya terkadang mencapai puluhan. Untuk itu, sangat penting untuk menggunakan program-program dalam e-mail anda yang dapat secara otomatis membuang junk mail tersebut. Tujuannya, sekali lagi, adalah supaya waktu anda tidak terbuang percuma.

4. Mengatur message dan alamat yang masuk ke dalam e-mail anda
   Gunakan fitur address book dalam program e-mail anda untuk mengatur surat-surat penting yang masuk. Selain tidak menghabiskan waktu, dengan menggunakan fitur ini maka anda akan terhindar dari kesalahan-kesalahan kecil seperti salah ketik alamat. Masukkan pesan-pesan tersebut dalam folder, jadi inbox anda hanya berisi pesan-pesan yang belum terbaca saja.

5. Buat segala sesuatunya sesimpel mungkin
   Seandainya anda harus membalas suatu e-mail, sebaiknya buat balasannya sesingkat mungkin. Kalau perlu, kirim jawaban anda hanya dengan ya atau tidak (tentunya bila memungkinkan).

6. Hindari chatting
   Sebisa mungkin, hindari godaan menggunakan fasilitas chatting di saat jam kerja. Chatting hanya akan membuat pekerjaan anda terbengkalai, dan meski dilakukan pada waktu instirahat, bisa membuat kita lupa waktu.